Un antiguo cliente de contabilidad necesitaba con urgencia un sistema que le permitiera mantener su negocio en orden.

En  Scipion tenemos un cliente que lleva años utilizando nuestros servicios de contabilidad en los distintos negocios que ha ido formando. El último emprendimiento fue en el rubro de la gastronomía. Abrió un restaurante de comida internacional en la comuna de Ñuñoa. 

Para la administración del local necesitaba una aplicación que, al menos, le permitiera llevar el control de los pedidos y de la caja. Partieron con notas de pedido en papel y un Excel, pero rápidamente se dieron cuenta que no era sostenible en el tiempo.

Una empresa cercana contrató un servicio diario de almuerzo para sus colaboradores. A fin de mes, el restaurante enviaría la cuenta y la empresa pagaría. Sin embargo, la empresa al recibir la primera factura no estuvo de acuerdo con el monto. Esto atrasó el pago y complicó el flujo de caja del primer mes del restaurante. Además, la empresa se cuestionó seguir con el servicio, a pesar de estar satisfechos con la calidad de los almuerzos.

Ante la complejidad de la situación y  gracias a la confianza que tenía hacia el equipo de Scipion, se acercó a nosotros para solicitar nuestra ayuda ahora desde Adone, el área de los servicios tecnológicos. Le propusimos implementar en tiempo record el ERP Odoo y su módulo de Punto de Venta específico para restaurantes.

Odoo tiene muchas ventajas ya que permite:

- Integrar: todos los procesos de la empresa están en una sola herramienta, facilitando la administración general de los negocios: mejor control, menos trabajo manual, menos errores, mejor gestión entre áreas, etc. Para el caso del restaurante le permitiría ver lo operativo y lo administrativo en una sola herramienta.

- Escalar: permite ir incluyendo funcionalidades de acuerdo a las necesidades y el presupuesto disponible, característica muy valorada al inicio de un negocio, como el caso del restaurante.

- Implementar rápidamente y a bajo costo: al ser una solución world-class y open source cubre todas las necesidades del negocio, por lo que la mayor parte del tiempo de implementación es para configurar la herramienta y capacitar y no para desarrollo. Además, como tienen código abierto, si el restaurante tiene una necesidad muy particular, Adone puede hacer un desarrollo especifico dentro de la plataforma. 

Específicamente, el módulo de POS restaurante permite:

• Registro de pedidos, productos, precios y propinas

• Múltiples clientes, con fácil división de cuentas

• Impresión de pedidos en bar y cocina

• Vista del restaurante

• Clasificación de productos

• Gestión de inventario de acuerdo a recetas

• Multicanal, etc.

Sin embargo, en este cliente sólo dejamos implementadas funcionalidades básicas y claves: el registro de pedidos y el de clientes. Con esto se solucionaron dos temas: tener claridad de lo que se vende y a quien se le vende, punto crítico para enviarle una cuenta bien respaldada a la empresa vecina. Además, los colaboradores se llevaban un voucher de respaldo, impreso desde ERP.

Para asegurar el éxito de la implementación, en ese minuto el cliente necesitaba que nos enfocáramos en  su necesidad crítica. Con eso logramos desestresar el periodo de puesta en marcha del restaurante, tanto operativa como financieramente, dejar perfectamente instalada la nueva tecnología y tener la solución disponible en el menor tiempo posible. Cuando la dinámica del negocio estuviera más madura, se consideraría ampliar la solución a la gestión de inventario e incluso incluir otros módulos como RR.HH. y facturación integrada al SII. 

Hoy hay muchas tecnologías disponibles y muchas maneras de implementarla. Todo depende de la empresa, sus necesidades y su cultura. Por eso es importante asesorarse por un experto.